A digitális technológiák hatása a konferenciaszervezés folyamatára

A digitalizáció mára átszőtte az életünket: a legtöbbeket már online lehet a leghatékonyabban elérni, hiszen a zsebükben hordják az irodájuk egy részét. Éppen emiatt számos szakmai feladat során nagy segítségünkre lehet a digitális technológia használata. A konferenciaszervezés éppen egy olyan terület, ahol rengeteg időt és energiát megspórolhatunk, ha nem hagyományos módon intézzük a különböző lépéseket. Sőt: még a fenntarthatóbb ügyintézést is megvalósítjuk egyes digitális megoldások felhasználásával.

A konferenciaszervezés menete

Egy konferencia mindig remek alkalom, hogy egyes szakterületek képviselői személyesen találkozzanak és megvitassák az adott terület helyzetét, lehetőségeit, jövőképét. A személyes diskurzus rendkívül termékeny módja a fejlődésnek, éppen ezért egy konferencia megszervezése amellett, hogy nagy kihívás, motiváló feladat is egyben. Nézzük, melyek a legfőbb lépések a szervezésben!

• Időpont és helyszín: az első és legfőbb feladat meghatározni a program időpontját és időtartamát, emellett a résztvevők becsült számának megfelelően lefoglalni a legpraktikusabb helyszínt.
• Az előadókkal való egyeztetés: a megszólalók felkeresése, vagy a konferenciára való jelentkezések elbírálása a program megtervezésének alapja. Az előadások időtartamának és sorrendjének meghatározása ugyanis ezek nyomán megvalósítható.
• Nyelvtudás: ha szükséges, fel kell térképezni az előadók és résztvevők által beszélt nyelveket, és megszervezni az esetleges tolmácsolási vagy feliratozási lehetőséget.
• Biztosítani a konferencia eszközigényét és technikai felszereltségét.
• Étkezés, programok: többnapos program esetén meg kell szervezni a szabadidős tevékenységeket, valamint gondoskodni a résztvevők étkezéséről, szobabeosztásáról.
• Konferenciameghívók: az első lépés a meghívók kivitelezése, de ezek után jöhet az információs anyagok, bannerek, névjegyek, ültetőkártya elkészítése is.

Hol segíthet a digitalizáció?

A digitális megoldások nagyban hozzájárulnak ahhoz, hogy a konferenciaszervezés egyszerűbb, illetve rugalmasabb legyen, hiszen a különböző listázó programok és táblázatok segítségével az időközbeni változtatások is könnyebben kezelhetőek. Milyen lépések során lehet különösen nagy segítségünkre a digitális technika?

Információgyűjtés, rendszerezés

Az alapinformációk begyűjtése és rendszerezése sokkal könnyebb, ha egy digitális alkalmazást, programot használunk hozzá. Egy Excel-táblában vagy Google-dokumentumban kezelt névsor és a hozzá kapcsolódó adatok átláthatóbbá és egyszerűbben visszakereshetővé teszik az egyes résztvevőkhöz kapcsolódó jellemzőket. A színekkel, áthelyezésekkel saját magunk számára is egyértelműbbé tesszük a csoportosítást, és az online megoldásokkal egyszerre többen is használhatjuk, szerkeszthetjük a listákat. A telefonszámokat, email-címeket, időpontokat, speciális kéréseket – például az étkezéssel kapcsolatban – egy helyen megtaláljuk majd.

A konferenciameghívók kiküldése

Az elektronikus úton kiküldött konferenciameghívók mindenki számára megkönnyítik a folyamatot: a szervezők egyszerűbben kiküldik őket, a meghívottak pedig sokkal könnyebben visszakeresik az információkat akár hetekkel később is. Emellett a digitális konferenciameghívó a környezettudatosság egyik fontos lépése is: fenntarthatóbb megoldást kínál a hagyományos módszernél, hiszen nem kell több kiló papírt és tintát felhasználni. Továbbá a hiperhivatkozásokkal, videókkal, képekkel sokkal több információt továbbíthatunk, mint egy hagyományos meghívó esetében. Így akár minden előadóról linkelhetünk hiteles forrást, vagy éppen, ha a téma engedi, egy kis humort is bújtathatunk a konferenciameghívó egy szegletébe.

Absztraktbenyújtó rendszer

A szervezési és rendszerezési lépéseket támogatják a különböző online absztraktbenyújtó rendszerek, amelyek segítségével ugyanazon felületen tud működni az absztraktok benyújtása, ha pedig jelentkezési alapon szerveződik a konferencia, akkor az elbírálás is. Utóbbi kapcsán elbírálói csoportok létrehozása is lehetséges, illetve a bírálók ezekhez való hozzárendelése. A legtöbb rendszer a vak bírálást is biztosítja, amikor csak az absztrakt maga ismert, de az író személye nem.

Online részvétel

Egy gondosan megszervezett konferencián nincs is annál kellemetlenebb, amikor napokkal a kezdés előtt kiderül, hogy egy vagy több résztvevő nem tud megjelenni a programon – ezért át kell szervezni mindent az üresjáratok elkerülése végett. Megfelelő technikai feltételekkel napjainkban szerencsére ez a probléma is orvosolható, hiszen akár a világ másik végéről is bejelentkezhet az előadó. Ha szükséges ez a megoldás, mindenképpen alaposan készítsük elő a technikai feltételeket, illetve szervezzünk egy próbabejelentkezést, amikor élesben teszteljük, hogy adott helyszínen rendben megvalósítható-e a virtuális előadás.

Ha nem vagyunk otthon ezen a téren…

Egy konferencia megszervezése izgalmas kihívás, de közben sokrétű feladat, amelyet nem kell egyedül megoldanunk. Ha bizonytalannak érezzük magunkat, mert még nincs kellő rutinunk ezen a területen, nyugodtan kérjük profi csapat segítségét. Számos cég kínál hátteret a magas színvonalú megvalósításhoz: kész rendszereket a szervezéshez, kreatív konferenciameghívókat, a megfelelő technikai feltételeket az előadásokhoz, sokszínű programötleteket a szabadidőben, illetve jól bevált helyszíneket.

Ne tartsunk attól, hogy támogatást kérünk, hiszen egy nagy volumenű program megszervezés egy ember vagy egy kis csoport számára nagy felelősség és teher, míg egy szakértő csapattal a munka egyszerűbbé és élvezhetőbbé válik. Emellett hosszú távon is kifizetődőbb a profizmus, hiszen az előre vivő szakmai párbeszédeket a jól működő, zavartalan és magas minőségű háttér teszi lehetővé.