Hogyan kell egy rendezvényt megszervezni és lebonyolítani?

Rendezvényt szervezni ma már külön szakértelmet igényel, mivel számos tényezőre kell odafigyelni, és rengeteg az elintéznivaló, hogy olajozottan menjenek a dolgok. A rendezvényszervezés napjainkban beolvadt a BTL (nem hagyományos) reklámeszközök, mint promóciók, kiállításon való megjelenések, szponzoráció stb., és a PR tevékenységek közé. Egy cég, termék, egyes emberek népszerűvégét, valamint jónevét növelheti, amennyiben megfelelően megszervezték a rendezvényt. Lássuk, milyen lépések nélkülözhetetlenek egy sikeres rendezvény megszervezéséhez!

Négy összefüggő feladat 

Amikor hozzáfogunk egy rendezvény lebonyolításához, tagoljuk fel a feladatokat 4 egymáshoz kapcsolódó, azonban módszer szempontjából különálló feladatra osztani a szervezést. A 4 szükséges lépés a tervezés, az előkészítési fázis, a kivitelezés, végezetül az utómunkálatok. Ezzel párhuzamosan a rendezvény sikerességéhez, elengedhetetlen, hogy legyen egy előre kigondolt célja, és lássuk tisztán, hogy mit akarunk elérni vele.

1. feladat: tervezés

Minden rendezvénynek adni kell először is egy címet, valamint egy ütős szlogent. Miután kiválasztottuk az időpontot – szabadtéri rendezvény esetén egy esőnapot is biztosítani kell, amennyiben az időjárási körülmények közbeszólnak -, elkezdhetjük megtervezni a programot. Igyekezzünk valami olyasmit adni a résztvevőknek, amely változatos és egyedi, hogy még sokáig emlékezzenek az élményre. Az egyes feladatok határidőre történő teljesítéséhez érdemes külön felelősöket kijelölni.

A programtervezés után végezzünk előzetes kalkulációt a várható létszámról, állítsuk össze a VIP vendégek, valamint a lehetséges szponzorok névsorát: utóbbiakkal vegyük is fel a kapcsolatot. Ebben a szakaszban kell eldönteni azt is, hogy kültéri vagy beltéri eseményt szeretnénk szervezni, majd elkezdhetünk kutatni egy ideális helyszín után. Ha megtaláltuk, először személyesen mindenképp győződjünk meg arról, hogy a választott hely megfelel-e az elvárásainknak.

A tervezési fázis soron következő lépése elkészíttetni és beszerezni a látványelemeket, dekorációt, egy nagyobb rendezvény esetén pedig a személyzet számára a megkülönböztető ruházatot – pl. staff feliratú póló – és a nyakba akasztható pass kártyákat. Ezzel egyidőben kezdjük el összeállítani a forgatókönyvet, valamint a költségtervet az egész rendezvényre vonatkozóan. Tipp: tegyünk félre tartalékokat az idő közben felmerülő, nem várt kiadások finanszírozására is.

2. feladat: előkészítés

Ha biztosítottuk a tökéletes helyszínt – gondoljunk a parkolóhelyekre is -, illetve meghatároztuk a részfeladatokat, eljött az ideje beszerezni az elengedhetetlen kiegészítőkről, úgy, mint színpadok, sátrak, padok, székek, fény- és hangtechnika. Ebben a szakaszban már nyugodtan szólhatunk a sajtónak, és elkezdhetjük promótálni az eseményt ajánlókkal, sajtótájékoztatókkal, PR cikkekkel.

Amennyiben egy többnapos, vagy vidéken rendezett eseményt szeretnénk lebonyolítani, gondoskodni kell az étkezési-, higiéniai- és szálláslehetőségekről, valamint a szükséges helyiségekről a személyzet, mentősök, technikusok, szervezők számára. Ezen igények biztosításához nagy szolgálatot tehetnek nekünk a mobilis, építési engedély nélkül is telepíthető különféle iroda-, szaniter-, orvosi/sürgősségi-, valamint porta és őrkonténerek. Magyarországon kifejezetten földszinti, felszerelt konténerekre szakosodott vállalkozás a Mobilainer Kft., akik rövid időn belül tudnak nagyobb számban is rendelkezésre bocsátani strapabíró felépítményeket korrekt áron. Aki nem szeretne egy rendezvény idejére konténert vásárolni, annak természetesen bérlési lehetőség is rendelkezésére áll, azonban a bérlés minimális ideje a Mobilainernél 90 nap.

Nagyon fontos meghatározni az egyes biztonsági feladatokat, mint pl. beléptetőrendszerek, menekülési útvonalak, és állítsunk össze egy listát a karbantartó, az orvosi/mentős és a technikai személyzetről. Ne felejtkezzünk meg emellett a szükséges hatósági engedélyeket beszerezni, valamint bejelenteni a rendezvényt az illetékes hatóságoknál. Az előkészítési fázis utolsó lépése a rendezvényterv pontosítása és véglegesítése, majd még egyszer leellenőrizni a helyszíni feladatokat.

3. feladat: lebonyolítás 

A lebonyolítás első része az építési szakasz, amely a terület átvételétől kezdődik, és egészen az első vendég megérkezéséig tart. Eddig az intervallumig kell startra kész állapotba állítani a helyszínt, valamint a rendezőket. A második fázis a rendezvény kezdete, amely során már csak az időközben felmerülő problémákat orvosoljuk, figyeljünk a munkatársak munkavégzésére, a vendéglátás színvonalára, különös tekintettel a VIP meghívottakra és a sajtó munkatársaira. Az utolsó része a lebonyolításnak a bontási szakasz, amely az utolsó vendég távozása, és a kihirdetett zárási időpont után veheti kezdetét. Ide tartozik a kellékek és eszközök elszállítása, valamint egy alapos és teljes körű takarítás.

4. feladat: utómunkák 

Semmiképp ne hanyagoljuk el a rendezvény utólagos kiértékelését, és legyünk őszinték a hibák feltárásának tekintetében is. Tájékozódjunk az esemény visszhangjáról a résztvevők körében, de a személyzet és a segítők véleménye is sokat segíthet számunkra, amikor legközelebb szervezünk meg egy rendezvényt. A szervezők tapasztalatinak megvitatása után pedig nem marad más hátra, mint az esemény utáni számlák, elszámolások, kifizetések teljesítése.

Rendezvényt szervezni egyáltalán nem könnyű dolog. Nem véletlen, hogy mára külön szakterületté nőtte ki magát, így ha először szervezünk meg egy eseményt, minden oldalról járjuk körbe a témát. Ha betartjuk a lépéseket, körültekintően választjuk meg a szervező csapat tagjait, merünk útközben tanácsot kérni, és kigondolunk egy vésztervet is, akkor minden esélyünk megvan arra, hogy egy kiváló rendezvényt bonyolíthassunk le.