Egyedül vagy közösen? Hogyan béreljünk irodát?

Az elmúlt években a világban zajló események okán egyre népszerűbbé vált a home office lehetősége, miközben a hosszas, kényszerű otthoni munka arra is rámutatott, mennyivel többet ad közösségben dolgozni, személyesen kommunikálni. Bár a rugalmasság nagy előny, az állandó home office kevésbé lehet inspiráló a munkatársaknak, a hatékonyság jegyében ezért mindenképp érdemes (újra) irodába költözni. Nézzük, melyek lehetnek a főbb szempontok a bérlés esetén!

A rugalmasság a munkavégzésben fontos, mint ahogy az is, hogy megtaláljuk a megfelelő arányt az online és a személyes kontaktus között. Irodára tehát szükség van, ha csapatot építünk, ha szem előtt tartjuk a mentális egészségünket, ha nem akarjuk mindig összemosni a magánéletet a munkával. Egy jó irodának persze sok feltételnek kell megfelelnie: legyen világos, jó helyen található, tágas. A bérlés azonban így eléggé költséges lehet. Felmerülhet tehát a kérdés, hogy hogyan tudunk ezen segíteni.

Egyedül vagy közösen?

Ha úgy döntünk, cégünk számára irodát bérlünk, számos szempontot kell figyelembe vennünk. Az anyagi lehetőségeink mellett a cég profilját, a partnerekkel való kapcsolattartás adta elvárásokat – például helyigény, gyakori tárgyalások, sokfős meetingek –, valamint a munkatársaink igényeit, lehetőségeit, például a munkába való eljutást illetően. Ma már számos irodaház lehetőséget kínál arra, hogy változatos paraméterekkel rendelkező bérleményekből válogassunk. Amennyiben lehetőségünk van rá a bérlést illetően más cégekkel is összefoghatunk – így megoszthatjuk az anyagi és egyéb terheket.

Miért lehet jó választás a közös bérlés?

Az iroda paraméterei természetesen szorosan összefüggnek a bérlés költségeivel. Mind a dolgozóink, mind a partnereink számára vonzóbb, ha központi helyen választjuk meg irodánkat, ahova jó közlekedéssel, gyorsan és rugalmasan lehet eljutni. Szintén hívogatóbb és professzionálisabb környezetet jelent, ha egy professzionális irodai környezet várja a cég munkatársait és felhasználóit.

Ilyen lehet egy nagy irodaház, amely mind küllemében, mind a belső terek tekintetében a megfelelő munkakörnyezet kialakítását célozta meg már a tervezéskor, építéskor. Ezekben az épületekben mind a tágasságot, a fényviszonyokat, az irodahelyiségek és mosdók elrendezését úgy álmodták meg, ahogy az egy munkahelyhez illő és komfortos. Mivel a hasonlóan színvonalas helyek magasabb bérleti költséggel járnak, érdemes összefogni, és más cégekkel, akár egy partnercéggel megosztani az anyagi terheket.

Emellett a közös irodabérlés esetén közös terekben is gondolkodhatunk. A két cég számára elkülönített irodákat például összekapcsolhatjuk egy közös pihenő, étkező, társasági térrel. Ezáltal mindkét fél valóban nyer a közös bérléssel, hiszen az ezzel kapcsolatos teendők, bútorozás, felszerelés feladatai is megoszlanak.

Mire kell figyelnünk közös bérlés esetén?

A közös bérlés során nagyon fontos a megfelelő partner megválasztása. Természetesen a bizalom mind szakmai, mind emberi oldalról kiemelten lényeges. Elejét vehetjük a konfliktusoknak, ha mindent aprólékosan átbeszélünk a közös bérlés előtt: előre egyeztetjük ki milyen elhelyezkedést, méretet, hány helyiséget igényel. Hogyan zajlana az együttműködés: egy nagyobb irodát bérelnénk közösen, és megosztanánk a helyiségeket, tehát egymás mellett dolgoznánk? Vagy más-más napokon használnák ugyanazokat a tereket a rugalmas munkavégzés keretében?

A feltételek tisztázása előtt ne kezdjünk közös keresésbe, ha pedig megvan a kiszemelt hely, a bérlés előtt még ott is pontosítsunk, kinek mi az elképzelése konkrétan az adott hellyel kapcsolatban.

Hogyan vágjunk bele a közös bérlésbe?

A bérlés tekintetében szerencsére már szakmai segítséget is kérhetünk. Az Offie tanácsadói például a megfogalmazott igények, paraméterek alapján segíthetnek a keresésben, hiszen miközben professzionális módon látják át a bérlési lehetőségeket, kizárólag a bérlőket képviselik, így nem kell a bérbeadók felé való részrehajlástól tartani.

Emellett a szakemberek a közös teherviselés, az irodamegosztás tekintetében is szakszerű tanácsokat tudnak adni. Milyen kompromisszumokat érdemes megkötni, mi az, amivel a gyakorlatban másként kell számolni, mint az elképzelések szintjén? A több tízéves tapasztalat támogatást nyújt, ha kétségeink vannak a bérlés és a közös felhasználás terén.

Tegyük élménnyé a bejárást!

Ha eldöntöttük, hogy megvalósítjuk az irodabérlést, és partner társaságában tesszük azt, nem árt azt is egyeztetni, mit gondolunk pontosan egy iroda berendezéséről, belsejéről.

Amennyiben irodaházban bérlünk helyiségeket, a megfelelő fényviszonyok, a tágas tér valószínűleg már adott. Ehhez mérten komfortosabbá tehetjük dolgozóink számára az új munkahelyet, ha megkérdezzük őket az íróasztalok, irodabútorok elrendezéséről, illetve lehetővé tesszük számukra, hogy a saját kis sarkukat, asztalukat személyesebb módon alakíthassák ki. Természetesen a munkakörnyezetnek megfelelően, de hozhassanak néhány személyes tárgyat, kedvenc irodai eszközt.

A közös irodabérléshez elengedhetetlen a nyitottság, a kompromisszumkészség, az együttgondolkodásra való hajlandóság. Azonban, ha erre készek vagyunk, megtérül a befektetés mind energiában, mind anyagilag, a munkakörnyezet pedig igazán színvonalas lehet.